Tietosuojaseloste

1Rekisterinpitäjä

Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt voi lähettää kirjallisesti yllä olevaan osoitteeseen merkinnällä ”Tietosuoja”.

2Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet

Käsittelemme käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, kuten:

• —Nimi, työtehtävä ja edustettu yritys.
• —Sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muut ilmoitetut yhteystiedot.
• —Yhteydenottojen, tarjouspyyntöjen ja muun viestinnän sisältö.
• —Asiakkuuteen, sopimuksiin, tilauksiin ja laskutukseen liittyvät tiedot.
• —Markkinointisuostumukset ja -kiellot.
• —Verkkopalvelun käytössä syntyvät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, käynnin ajankohta ja palvelinlokit, siinä laajuudessa kuin käyttämämme järjestelmät niitä tallentavat.

Tietoja saadaan ensisijaisesti henkilöltä itseltään ja hänen edustamaltaan yritykseltä asiakassuhteen tai yhteistyön yhteydessä.

3Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Yhteydenotot ja tarjouspyynnöt: Käytämme tietoja viesteihin vastaamiseen, tarpeiden selvittämiseen ja tarjousten laatimiseen. Käsittely perustuu sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin, kun henkilö on itse sopimuksen osapuoli. Yritysten yhteyshenkilöiden tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme hoitaa yritysten välistä yhteydenpitoa ja liiketoimintaa.

Asiakassuhteet ja sopimukset: Käytämme tietoja tilausten, toimitusten, asiakaspalvelun ja yhteistyön hoitamiseen. Perusteena on sopimuksen täytäntöönpano tai oikeutettu etumme ylläpitää asiakas- ja yhteistyösuhteita yritysten yhteyshenkilöiden kautta.

Laskutus ja lakisääteiset velvoitteet: Käsittelemme tarpeellisia tietoja kirjanpidon, verotuksen ja muiden lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Palvelujen kehittäminen ja tietoturva: Käsittelemme tarpeellisia asiakaspalautteita ja teknisiä tietoja palvelujen toimivuuden varmistamiseen, virheiden selvittämiseen ja väärinkäytösten ehkäisemiseen. Perusteena on oikeutettu etumme kehittää ja suojata toimintaamme. Arvioimme käsittelyn vaikutukset henkilöiden oikeuksiin ja rajaamme käsittelyn tarpeelliseen.

Markkinointi: Voimme käsitellä yhteystietoja palveluistamme tiedottamiseen ja suoramarkkinointiin lain sallimissa rajoissa. Käsittely perustuu suostumukseen tai oikeutettuun etuun silloin, kun markkinointi on lain mukaan mahdollista ilman ennakkosuostumusta. Pyydämme suostumuksen tilanteissa, joissa sitä edellytetään. Suoramarkkinoinnin voi kieltää milloin tahansa.

4Evästeet ja verkkosivuston seuranta

Verkkosivustolla voidaan käyttää palvelun toiminnan ja turvallisuuden kannalta välttämättömiä evästeitä tai vastaavia tekniikoita.

Jos otamme käyttöön suostumusta edellyttävää analytiikkaa, mainonnan kohdentamista tai muita vastaavia tekniikoita, pyydämme suostumuksen ennen niiden käyttöä. Käytössä olevista palveluista, käyttötarkoituksista ja säilytysajoista kerrotaan tällöin evästeasetuksissa. Suostumuksen voi peruuttaa samojen asetusten kautta.

Pelkkä verkkosivustolla vierailu tai tämän selosteen lukeminen ei tarkoita suostumusta markkinointiin tai seurantaan.

5Tietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Henkilötietoja käsittelevät työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa yrityksen henkilöstö ja toimintaamme tukevat palveluntarjoajat. Tällaisia voivat olla verkkosivuston ylläpidon, tietotekniikan, sähköpostin, asiakkuudenhallinnan ja taloushallinnon palveluntarjoajat.

Kun palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja puolestamme, sovimme käsittelystä asianmukaisesti ja edellytämme tietojen suojaamista sekä ohjeidemme noudattamista.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisen velvoitteen perusteella sekä tarpeellisessa laajuudessa oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Yritysjärjestelyn yhteydessä tarpeellisia tietoja voidaan siirtää toiminnan jatkajalle sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

6Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

EU- ja ETA-alueen ulkopuoliset henkilötietojen siirrot edellyttävät tietosuojalainsäädännön mukaista siirtoperustetta ja asianmukaisia suojatoimia. Jos tällaisia siirtoja otetaan käyttöön, päivitämme tämän selosteen ennen siirtoja kertomalla vastaanottajista tai vastaanottajaryhmistä, siirtoperusteesta sekä siitä, miten suojatoimista saa lisätietoja tai jäljennöksen.

7Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin:

• —Yhteydenottojen ja tarjouspyyntöjen tietoja säilytetään asian käsittelyn ja tarpeellisen jatkoyhteydenpidon ajan.
• —Asiakas- ja sopimustietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen siltä osin kuin sopimusvastuut, lakisääteiset velvoitteet tai oikeudellisten vaatimusten käsittely sitä edellyttävät.
• —Kirjanpitoaineistoa säilytetään lainsäädännössä säädettyjen määräaikojen mukaisesti.
• —Markkinointitietoja säilytetään niin kauan kuin käsittelylle on voimassa oleva peruste. Kiellon noudattamiseksi voidaan säilyttää tarpeellinen tieto markkinointikiellosta.
• —Tekniset lokitiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita palvelun toiminnan, tietoturvan tai havaittujen häiriöiden selvittämiseen.

Arvioimme tietojen tarpeellisuutta säännöllisesti ja poistamme tai anonymisoimme tarpeettomat tiedot.

8Tietojen suojaaminen

Suojaamme henkilötiedot asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Tietojen käyttö rajataan henkilöihin, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Suojauksessa huomioidaan muun muassa käyttöoikeuksien hallinta, järjestelmien ylläpito sekä tietojen luottamuksellisuus.

9Oikeutesi

Sinulla on sovellettavan lainsäädännön edellytyksin oikeus:

• —Saada tieto siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja saada pääsy omiin tietoihisi.
• —Pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• —Pyytää tietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista.
• —Vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.
• —Kieltää henkilötietojesi käyttö suoramarkkinointiin milloin tahansa.
• —Peruuttaa antamasi suostumus. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
• —Saada itse toimittamasi tiedot siirrettävässä muodossa, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti.

Pyynnöt voi toimittaa kohdassa 1 ilmoitettuun osoitteeseen. Voimme tarvittaessa pyytää henkilöllisyyden varmistamiseen tarvittavat tiedot. Vastaamme lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Jos katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista, voit tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Lisätietoja: tietosuoja.fi

10Tietojen antaminen ja automaattinen päätöksenteko

Verkkosivuston kautta tapahtuva yhteydenotto on vapaaehtoista. Asian käsittely tai sopimuksen toteuttaminen voi kuitenkin edellyttää tarpeellisten yhteys- ja muiden tietojen antamista. Ilman niitä emme välttämättä pysty vastaamaan pyyntöön tai toimittamaan palvelua.

Emme tee tässä selosteessa kuvatuilla tiedoilla yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

11Selosteen päivittäminen

Päivitämme tätä selostetta, kun henkilötietojen käsittely muuttuu. Olennaisista muutoksista tiedotamme tarvittaessa erikseen. Selosteen muuttaminen ei korvaa suostumuksen pyytämistä silloin, kun uusi käsittely sitä edellyttää.